Контроль и оптимизация затрат

Если проект жестко контролируется по стоимости, то следует внимательно следить за такими параметрами, как стоимость ресурсов, стоимость задач, стоимость проекта в целом.

По мере продвижения проекта для отслеживания затрат следует:  оценивать стоимость проекта при помощи специальных представлений и таблиц;

  • корректировать график для снижения затрат;
  • корректировать назначения для снижения затрат.

Чтобы определить отклонение текущих затрат от базовых можно использовать таблицу Затраты (Вид → Таблица → Затраты), в которой отображаются запланированные и фактические затраты по всем задачам, а также отклонения.

Анализ затрат методом освоенного объема

Для расчета показателей метода освоенного объема достаточно иметь в плане проекта следующие данные:

  • сохраненный базовый план;
  • назначения ресурсов по задачам;
  • стоимость назначений;
  • фактические сведения о ходе работ.

Чтобы рассчитать и вывести на экран показатели освоенного объема необходимо к представлению Диаграмма Ганта или Диаграмма Ганта с отслеживанием добавить одну из таблиц:

  • Освоенный объем (Вид → Таблица → Другие таблиц → Освоенный объем) – отображает плановые и затратные показатели проекта на дату отчета.
  • Показатели календарного плана (освоенный объем) – отображает плановые показатели проекта на дату отчета, включая индекс отклонения от календарного плана (ИОКП).
  • Показатели затрат (освоенный объем) – отображает затратные показатели проекта на дату отчета, включая индекс отклонения стоимости (ИОС).

В таблице Освоенный объем содержится информация о следующих показателях:

1.Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) – базовая (плановая, бюджетная) стоимость всех работ проекта по плану за период с начала проекта до даты отчета.

2. Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) – реальные затраты на выполнение работ проекта за период с начала проекта до даты отчета.

3.Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) – плановая стоимость выполненных работ на дату отчета.

4. Отклонение от календарного плана (ОКП) – разность между базовой стоимостью выполненных работ и тех работ, которые должны были быть выполнены по плану на дату отчета или текущую дату. В повременных вариантах этих полей отображаются значения, распределенные по времени

ОКП=БСВР – БСЗР. (1)

5.Отклонение от стоимости (ОПС) – разность планируемых и фактических затрат для текущего уровня завершения на дату отчета о состоянии или текущую дату

ОПС=БСВР – ФСВР. (2)

6.Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ) – отражает предварительную стоимость задач, исходя из текущего состояния проекта

ПОПЗ = ФСВР + (БПЗ – БСВР) / ИОС. (3)

7. Бюджет по завершении (или базовые затраты) (БПЗ) – общие запланированные затраты на задачу.

8.Отклонение по завершении (ОПЗ) – разность между БПЗ и

ПОПЗ, ожидаемое отклонение стоимости по завершении задач, рассчитанное на основе работ, выполненных до даты отчета

ОПЗ=БПЗ – ПОПЗ. (4)

Таблица освоенного объема па дату отчета 26 января проекта Разработка АИС представлена на рисунке 98.

На дату отчета 26 января по плану должно быть выполнено работ на сумму БСЗР= 53 890,45 рублей, фактически стоимость выполненных работ оказалась ФСВР=56 285,13 рублей, по плану стоимость этих работ составляет БСВР=51 116, 91 рублей. Значения отклонений от календарного плана (ОКП) и от стоимости (ОПС) положительные ОКП=7 226,45 рублей, ОПС=4 831,78 рублей, следовательно, работы выполняются с опережением плана и с экономией средств. Если ситуация в проекте не изменится, то общая стоимость проекта будет 172 658,22 рубля, что на ОПЗ=14 821,78 рублей ниже плановой.

Значения показателей освоенного объема трактуются следующим образом. Если значения ОКП, ОПС, ОПЗ равны нулю, то проект выполняется в соответствии с планом, если их значения положительны, то проекта выполняется с опережением плана и экономией средств, если их значения отрицательны, то выполнение проекта отстает от плана и с превышением затрат.

Таблица Освоенный объем проекта Разработка АИС
Рисунок 98 – Таблица Освоенный объем проекта Разработка АИС на 26 января

В таблице Показатели календарного плана (освоенный объем) содержится информация о следующих показателях:

  1. Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР).
  2. Базовая стоимость выполненных работ (БСВР).
  3. Отклонение от календарного плана (ОКП).
  4. Относительное отклонение от календарного плана (ООКП) – служит для определения соотношения между отклонением от календарного плана (ОКП) с базовой стоимости запланированных работ (БСЗР); если ООКП= (БСВР БСЗР) х 100 %  /  БСЗР (5)
  5. Индекс отклонения от календарного плана ИОКП – оценка выполнения плана на конкретную дату.

ИОКП= БСВР /  БСЗР (6)

Таблица Показатели календарного плана (освоенный объем) на дату отчета 26 января проекта Разработка АИС представлена на рисунке 99. В целом по проекту относительное отклонение от календарного плана составляет ООКП=13 % – величина положительная, следовательно, работы ведутся с опережением плана. Индекс отклонения от календарного плана ИОКП=1,13 – больше единицы, следовательно, на каждый 1 руб. по плану выполнено работ на 1,13 руб.

Таблица Показатели календарного плана (освоенный объем) на 26 января проекта Разработка АИС
Рисунок 99 – Таблица Показатели календарного плана (освоенный объем) на 26 января проекта Разработка АИС

Таблица 14 – Трактовка значений показателей таблицы Показатели календарного плана (освоенный объем)

Показатель

Расшифровка

ООКП ООКП < 0 – отставание от плана ООКП = 0 – выполнение по плану ООКП > 0 – опережение плана
ИОКП ИОКП < 1 – отставание от плана ИОКП = 1 – выполнение в срок ИОКП > 1 – опережение плана

В таблице Показатели затрат (освоенный объем) содержится информация о следующих показателях:

1. Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР).
2. Базовая стоимость выполненных работ (БСВР).
3. Отклонение по стоимости (ОПС).
4. Относительное отклонение по стоимости (ООПС) – определяет каков процент от запланированных затрат (БСВР) составляет отклонение (ОПС)

ООПС= (БСВР ФСВР) х 100 % / БСВР  (7)

5.Индекс отклонения стоимости (ИОС) – измеряет эффективность стоимости работы, выполненной на определенный момент:

ИОС=БСВР/ФСВР. (8)

6. Общая бюджетная стоимость проекта (БПЗ).
Таблица 15 – Трактовка значений показателей таблицы Показатели

затрат (освоенный объем)

Показатель

Расшифровка

ООПС ООПС < 0 – превышение затрат ООПС = 0 – затраты по плану ООПС > 0 – экономия средств
ИОС ИОС < 1 – превышение затрат ИОС = 0 – затраты по плану ИОС > 1 – экономия средств

На рисунке 100 изображена таблица Показатели затрат (освоенный объем) проекта Разработка АИС на 26 января. Ее анализ показывает, что проект на дату отчета выполняется с экономией средств.

Таблица Показатели затрат (освоенный объем) на 26 января проекта Разработка АИС
Рисунок 100 – Таблица Показатели затрат (освоенный объем) на 26 января проекта Разработка АИС

Формирование наглядного отчета освоенного объема

MS Project 2007 позволяет сформировать и вывести наглядный отчет в Excel «Повременный отчет об освоенном объеме», отражающий повременное изменение ключевых показателей ФСВР, БСВР, БСЗР. Для этого в меню Отчет выбрать команду Наглядные отчеты. В появившемся диалоговом окне открыть вкладку Использование назначений, выбрать в списке доступных отчетов Повременный отчет об освоенном объеме и нужное значение в поле Выберите уровень данных использования в отчет, эта установка определяет периодичность данных, включенных в сводную таблицу Excel. Щелкнуть кнопку Посмотреть.

Project сгенерирует данные, которые требуются для отчета и запустит Excel. Далее необходимо настроить сводную таблицу, чтобы изменить уровень детализации данных, представленных на диаграмме. Для этого следует перейти на лист Excel Использование назначений с ОО. Чтобы отобразить данные более подробно, разверните структуру таблицы, щелкнув на знак (+), расположенный слева от значений временных отрезков.

График и таблица отчета, по которой он построен, для проекта Разработка АИС на дату отчета 1 февраля приведены на рисунках 102 и 103.

Диаграмма отчета освоенного объема в Excel
Рисунок 102 – Диаграмма отчета освоенного объема в Excel
Таблица отчета освоенного объема в Excel
Рисунок 103 – Таблица отчета освоенного объема в Excel

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *